Emprender un negocio y mantenerlo no es una tarea sencilla. Existen diferentes situaciones que pueden orillarte a que lo cierres. Por ejemplo: mala administración financiera e incluso, la mala organización del negocio.
Mientras no se genere una organización completa del negocio para estandarizar los procesos, el día a día puede absorber mucho tiempo del emprendedor. Además, los colaboradores pueden tener menos productividad y con ello, hay pocas ventas e ingresos.
Generalmente, los emprendedores diseñan un sistema de trabajo para ser vitales y vivir atados a su negocio. Sin embargo, esta decisión puede terminar con su vida personal y su salud, por lo cual es importante aprender a delegar responsabilidades.
4 consejos para organizar tu negocio
1. Pon en práctica los siguientes ejes
Un sistema es el marco que permite a cualquier modelo de negocio que opere, crezca y tenga un propósito. Por lo que delegando ciertas responsabilidades a tu equipo podrán obtener éxito.
- Políticas – Son las reglas y consecuencias con las que opera cada sistema. Siempre son documentadas, avaladas y promovidas por el dueño.
- Procesos – Son la serie de pasos necesarios para cumplir con las tareas.
- Gente – Personas capacitadas y con aptitudes para realizar los procesos.
- Herramientas – La mejor tecnología para que los colaboradores puedan cometer menos errores y entreguen resultados eficaces.
Ninguno de los ejes puede funcionar sin el otro. Por lo que la suma de todos estos elementos tiene como consecuencia la estandarización u organización.
2. Dedica tiempo a lo importante para organizar tu negocio
Asimismo, es importante que inventes un sistema de organización. Aunque parezca aburrido por el tiempo que implica, es necesario para crear una verdadera organización. Si como emprendedor, descubres que estás en alguna de las siguientes situaciones, empieza ahora mismo con tu proceso de estandarización:
- Estás haciendo una actividad que podrías delegar.
- Los trabajadores buscan dejarte su trabajo.
- Se ha cometido el mismo error una y otra vez.
- El equipo está re-aprendiendo algo que había hecho antes y ya no recuerda cómo hacerlo adecuadamente.
- Los colaboradores o clientes hacen la misma pregunta más de una vez
3. Nunca dejes de aprender
Si ya existe un proceso que debería evitar fallas, es necesario averiguar la razón por la que falló. Y mejorarlo o, en su defecto, aplicar la política porque alguien decidió no seguirlo.
Si no existe, aconseja y escribe el proceso. Recuerda documentar las políticas, hacer una primera prueba y, finalmente, capacitar a los trabajadores. Un problema puede convertirse en un sistema o en la mejora de otro que ya existe.
4. Lleva la organización a otro nivel
Una vez que tengas dominada la forma en la que se pueden estandarizar los procesos, se aconseja trabajar en la creación de cuatro sistemas básicos:
- Comercial – Que los vendedores desarrollen oportunidades de venta al punto de poder cotizar, dar seguimiento y cerrar sin improvisar.
- Operación – Que el equipo de trabajo ejecute los mismos pasos para entregar el mejor producto o servicio que la empresa pueda generar.
- Administración – Cobros, pagos y validación de presupuestos.
- Gestión – Identificar cinco indicadores de desempeño que revelen si la tendencia del negocio es positiva o no. Así como documentar el plan de acción cuando cualquiera de ellos salga de sus rangos normales.
